Gruppenanmeldung
Die Voranmeldung
Im ersten Schritt sollen die persönlichen Daten der hauptverantwortlichen Ansprechperson der Gruppe hinterlegt werden.
Unter dem Menüpunkt "Benutzer*innen" können nach der Anmeldung auch weitere Personen als Gruppenadministratoren hinterlegt werden.
Im nächsten Schritt wird dem Stamm und die Region abgefragt. Die beim VCP hinterlegte Stammesliste wird im Lama abgebildet, sodass jeder Stamm in der Liste auswählbar sein sollte. Als Beispiel wird der Stamm Totila aus Kalshuld, Land Bayern, Region/Gau Isar genommen.
Für externe Gruppen gibt es die Möglichkeit, Namen und Verband der Gruppe über ein Freitextfeld einzugeben.
Nach erfolgter Anmedlung wird nun rechts der Menüpunkt für die Gruppe sichtbar.
Unter dem Tab Voranmeldung kann nun die Voranmeldung durchgef ührt werden (sofern diese aktiviert ist). Das Aussehen und die Abfragen der einzelnen Anmeldungen können von Veranstaltung zu Veranstaltung abweichen.
Nach Abfrage von einigen Informationen (z. B. wie anreist wird, wie viele Zelte aufgebaut werden, usw.) kann das Formular gespeichert werden. Die Voranmeldung ist jetzt abgeschlossen.
Gegebenenfalls folgt, je nachdem ob es für eure Veranstaltung aktiviert ist, eine Teillagerwunschabfrage. Diese wird über den Tab "Teillagerwünsche" ausgefüllt.
Die Hauptanmeldung
In der Regel vergehen jetzt ein paar Tage, Wochen oder Monate. Irgendwann wird ein Stichtag genannt werden, zu dem Gruppen Teilnehmende final angemeldet werden können. Unter dem Menüpunkt des Stammes, im Beispielfall "Totila", wird dann ein weiterer Menüpunkt namens "Teilnehmende" sichtbar. Hier besteht die Möglichkeit Gruppenteilnehmende anzumelden. Es stehen dafür zwei Optionen zur Verfügung.
Zum einen können die Teilnehmenden, wenn ihr als Stammesführer in eVEWA hinterlegt seit, über den Tab "Stammesliste" direkt aus der Stammesliste der VCP-Datenbank auswählt werden. Dazu werden die Namen der anzumeldenden Personen herausgesucht, der Haken gesetzt und damit angemeldet.
Sollte über die Stammesliste anmeldet werden, sind in der Regel weitere Informationen nötig. Einen Hinweis, falls etwas fehlt, lässt sich in diesem Fall unter To-do finden. (rotes Symbol)
Die zweite zur Verfügung stehende Möglichkeit um Teilnehmende anzumelden ist die "manuelle" Eingabe. Dazu wird auf dem Menüpunkt "Teilnehmende" gewechselt und unten rechts auf "Teilnehmende hinzufügen" geklickt. Ein Anmeldeformular wird geöffnet. Nach dem Ausfüllen aller Felder und dem Klick auf "Speichern" ist der Teilnehmende angemeldet.
Wenn der Nachname und die VCP Mitgliedsnummer des Teilnehmenden eingegeben wird, werden die restlichen Felder wie Adresse, Geburtsdatum usw. aus der eVEWA übernommen.
Wenn die Teilnehmerliste gefüllt ist und keine roten Symbole mehr zu erkennen sind, ist die Anmeldung abgeschlossen.