Administration von Daten im Lama
Euer Lager steht bevor, die Anmeldung läuft. Teilnehmende sind da. Alles super. Nun kommen vermutlich unweigerlich die ersten Anfragen. Ein kleiner Anmeldefehler hier, ein kleines Versehen da. In der Regel müsst ihr nun als Admins ein paar Fehler beheben oder Benutzer anpassen. Wie das geht, wird auf der folgenden Seite erklärt:
Administration
Im Lama können über den Menüpunkt "Administration" die meisten der oben genannten Tätigkeiten durchgeführt werden. Der Menüpunkt "Administration" teilt sich in die folgenden Bereiche auf:
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Gruppen: Hier lässt sich eine Übersicht aller angemeldeten Gruppen öffnen, die Teilnehmenden der Gruppen einsehen und bei Bedarf Anmeldedaten ändern, anpassen und entfernen.
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Alle Freigaben: Hier lassen sich Mitarbeitende zu Arbeitsbereichen (zentrale Bereiche, wie z.B. das Programmzentrum) zuweisen.
Gruppen
Über den Menüpunkt Gruppen lassen sich die angemeldeten Gruppen einsehen und bei Bedarf bearbeiten. Über das Infosymbol können die Details der Gruppen eingesehen werden. Über die Symbole können weitere Aktionen, wie das Anzeigen und Editieren der Teilnehmenden (Teilnehmendensymbol), das Anzeigen der Gruppendetails wie Ansprechpartner und weitere Angaben (Infosymbol) oder das Löschen der Gruppe durchgeführt werden.
Löschen eines Teilnehmenden oder einer Gruppe
Soll ein Teilnehmender aus Lama gelöscht werden, so ist die leichteste Methode das die Gruppen den Teilnehmenden wieder abmelden. Dies ist bis zum Anmeldeschluss (bzw. Abmeldeschluss, siehe Deadline 2 in der Modulbeschreibung der Anmeldung) unter dem Menüpunkt "Name des Stammes" -> "Teilnehmende" möglich.
Ist die Deadline 2 verstrichen, sehen die Gruppen folgenden Infosatz: "Der Anmeldezeitraum ist vorbei. Es lassen sich keine Änderungen mehr vornehmen. Du kannst aber weiterhin alle Informationen einsehen." Sie können nun wie von euch konfiguriert keine Teilnehmenden mehr an- oder abmelden.
In diesem Fall kann nur die Veranstaltungsleitung eine Abmeldung von Teilnehmenden oder ganzen Gruppen durchführen. Dies funktioniert über den Menüpunkt "Administration" -> "Gruppen" -> "Teilnehmendensymbol". Es öffnet sich eine Liste mit allen Teilnehmenden der Gruppe. Über das "Papierkorbsymbol" lässt sich der Teilnehmende entfernen. Ihr habt hier die Wahl, ob ihr den Teilnehmenden abmelden möchtet, oder komplett löschen. Eine Löschung ist von Vorteil, wenn sich der Teilnehmende z.B. als Mitarbeitender neu anmeldet. Ist er z.B. erkrankt und kann nicht am Lager teilnehmen reicht die Abmeldung des Teilnehmenden.
Ein abgemeldeter Teilnehmender kann über das Wiederherstellen-Symbol erneut angemeldet werden. Ein gelöschter Teilnehmender kann nicht wiederhergestellt werden und muss im Zweifel neu von seinem Gruppenleitenden angemeldet werden.
Gruppen mit bereits erfassten Zahlungen oder Teilnehmenden können nicht entfernt werden.
Bei versuch der Löschung einer Gruppe mit Zahlungen erscheint folgende Fehlermeldung und das Löschen schlägt fehl:
Alle Freigaben
Meldet sich ein Mitarbeiter*in in einem Arbeitsbereich an, so muss diese Anmeldung von euch als Veranstaltungsleitung genehmigt werden. Ihr könnt diesen Genehmigungsprozess auch delegieren, in dem ihr Arbeitsbereichsadmins konfiguriert. Diese können die Freigabeanfragen ebenfalls sehen und diese Freigeben. Hier die beiden Ansichten:
Arbeitsbereichsadminsansicht unter "Arbeitsbereich" -> "Name des Arbeitsbereichs" -> "Mitarbeiter*innen":
Veranstaltungsansicht unter "Administration" -> "Alle Freigaben":
